EVENTS.dir.bg | Блог за успешни събития

  [BG]   EN  
EVENTS.dir.bg | Блог за успешни събития

 
Рейтинг: 3.00
(1139)
Успешни СЪБИТИЯ
Събитийни НОВИНИ
Събитийни ПАРТНЬОРИ
ФОТО от СЪБИТИЯ
ВИДЕО от СЪБИТИЯ
Списък
ОРГАНИЗАЦИЯ НА СЪБИТИЯ - Добра практика и Съвети
БИЗНЕС Новини


Изпрати ИНФО Събитиен БЛОГ За Нас Контакти

ОРГАНИЗАЦИЯ НА СЪБИТИЯ - Добра практика и Съвети / Организация на събитие

Вземи в gLOG
15 Януари 07, 10:53 / Автор: Джоел Зеф*
Седем съвета как да организираме по-добро събитие (или по-скоро „Вашето събитие от моята гледна точка”)
Няколко практични съвети за организация на успешно и запомнящо се събитие.
Винаги ми е било трудно да си припомня детайли от конференцията, която съм посетил само преди една седмица. Да вземем за пример тази, на която присъствах вчера. Темата бе „Да изкачим планината” … или може би „Да достигнем върха”? Обедът бе сандвичи със шунка … или може би водниста супа, или сандвичи с бекон…? Дали присъствах на 16 презентации, които включваха слайдове на Пауър Пойнт … или бяха 14? Каква бе наградата за най-активните в дискусиите – DVD-плейър от неизвестен производител или наградата бе телевизор от неизвестен производител?

Като участник и говорител в подобни събития, смятам, че клишетата са практика, отколкото изключение в днешно време. Просто няма разлика между конференцията миналата година и конференцията, проведена тази година на същата тема. Участниците искат да научат нещо ново. Участниците също искат да се смеят и забавляват. Те искат да получат нови идеи и енергия от такива събития. А ние, организаторите просто не се замисляме за това. Продължаваме да им предлагаме вездесъщите сандвичи със шунка през почивките, панелните дискусии като че ли нямат край, а торбичката с материали и подаръци за участниците е нашарена с повече лога от болид във Формула 1.

Участниците заслужават много по-креативни и разчупени събития. Те заслужават да участват в една вълнуваща среща, в която да се запознаят и с града, в който тя се провежда, а не само със заседателната зала. Участниците заслужават да бъдат изненадани.

Имам няколко идеи, които желая да споделя с вас. Това са лесно приложими детайли, които могат да имат голям ефект върху провеждането на събитието. Повечето от тях не струват нищо и отнемат съвсем малко време. Това са предложения, които повечето участници не биха очаквали, а в същото време биха помогнали да създадете едно по-успешно и паметно събитие.

Стъпка № 1:

Забравете за студения бюфет в почивките


Едно зло се спотайва в заседателната зала. Това зло излиза на показ около обяд. Участниците са гладни след дългата сутрин, в която лектор след лектор са им обяснявали защо тяхната презентация е по-важна от тази на предния говорител и защо начинът, по който той представя идеите си, е най-нагледен и точен.

Злото, за което говорим, се нарича обеден бюфет със студени сандвичи, “деликатеси” и странна супа в края на масата. Затворниците получават по-добра храна от тази.

Помислете си – никой не отива на обяд, мечтаейки “Какво не бих дал за един студен сандвич със шунка точно сега...”. Срещата започна в 8.00 сутринта. Слушахме. Участвахме. А сега ни предложете топлият обяд, който заслужаваме.

Стъпка № 2:

Нека събитието да започне навреме.


Наскоро организирах конференция, която по разписание трябваше да започне в 9.00 часа сутринта. Събитието се провеждаше в заседателна зала в сградата на моите клиенти. Точно в 9.00 часа в залата имаше само трима човека. Клиентът ми ме погледна и каза: “Не се притеснявайте – ние винаги започваме малко по-късно”.

В 9.15 часа имаше малко повече хора. Най-накрая в 9.30 часа срещата започна. Моят клиент отново ми обясни, че всички техни срещи започват по-късно и тя просто не знае как да промени това.

Предложих й нещо много лесно – ами защо просто не направи така, че срещите да започват навреме. Участниците пътуват със самолет, заършват училища и университети, ходят на кино и футболни мачове. Предполагам, че те участват във всички тези събития с пълното съзнание, че те започват в ТОЧНО определен час.

Ако веднъж започнете по-късно, има опасност това да се превърне в традиция. Тези, които са пристигнали навреме, следващия път ще се замислят дали си заслужава да бързат, знаейки, че така или иначе събитието ще започне 30 минути по-късно.

Стъпка № 3:

Седнете удобно и се наслаждавайте на шоуто.

Правилната подредба на местата в залата може да има голямо влияние върху настроението на участниците в събитието.

Често срещана грешка е разполагането на първия ред столове на прекалено голямо разстояние от трибуната. Ако в това пространство може спокойно да мине камион например, това означава, че разстоянието е прекалено голямо. Защо мислите, че в комедийните клубове (театрите) местата са толкова близко до сцената? Три метра са огромно разстояние. Говорителите и публиката имат нужда да се чувстват свързани и да се подхранват взаимно с енергия.

Ето още няколко наблюдения върху разположението на местата и сцената:

1. Забравете за разположение на местата тип „класна стая в училище”! То просто не предразполага към общуване и не подпомага комуникацията. Входът е почти блокиран и е затруднено влизането и излизането на участниците. Подобен тип подредба на местата създава бариера между лекторите и слушателите.

2. Накарайте хората да седнат най-отпред. Нищо не убива атмосферата на една среща така както пет празни редици най-отпред.

Стъпка № 4:

Моля ви не говорете! Храним се.


Никога не изнасяйте презентация, не раздавайте награди, не правете бизнес, не започвайте дискусиите в панела и не представяйте новият изпълнителен директор на компанията, докато някой се храни! Просто никой не слуша през това време. Вниманието на всеки е заето с храната, подават се солници, поръчва се още чай, приборите за хранене звънтят. Сервитьорите ме питат дали бих желал още кафе. Оставете гостите си да се нахранят на спокойствие и да се насладят на храната.

Стъпка № 5:

Подгответе професионално разположението на сцената.

В практиката си имам случай, когато съм изнасял презентация на сцена, която дори не бе обърната към публиката. Ако трябваше да стоя в средата й, щях да бъда принуден да гледам към половин празна зала и една стена. В крайна сметка изнесох презентацията си в обърнатия към участниците край на подиума. И това не беше най-лошото! След като започнах, повече от 100 човека, които бяха закъснели за началото, влязоха в залата, като първо естествено минаха през бюфета, който по нечия безумна приумица бе разположен в самата зала.

Искате да чуете още подобни истории? Като например тази за сцената с размери метър на метър, разположена в ъгъла на залата? Или за сцената с 15 метров подиум пред нея, по който подобно на манекени лекторите трябваше да се доберат до мястото си на нея?

Подиумът трябва да бъде разположен пред местата, където седи публиката. Знам, че това звучи просто и логично, но аз лично съм виждал сцени с фронт към едната страна на залата, а публиката обърната към другата. Не съм доцент по геометрия, но житейският ми опит подсказва, че подобно разположение би довело до немалко схванати вратове.

И още няколко идеи:

1. Разходете се из залата и преценете разположението на сцената от различните ъгли. Вижда ли се добре от всяко място? Преценете дали трябва да се размести някой от елементите на аранжировката и го направете.

2. Консултирайте се с вашите лектори. Имат ли те някакви конкретни изисквания? Ако случаят е такъв, погрижете се да осигурите нужното пространство и правилната сцена.

3. Относително лесно и евтино е да разкрасите сцената със светлини, балони, растения, картини и други детайли. Бъдете креативни и използвайте въображението си. Не се страхувайте да поемете риск с аранжировката и украсата. Запомнете, че вниманието на участниците ще е концентрирано върху сцената в продължение на няколко дни. Но не забравяйте, че трябва да оставите празно пространство между публиката и лекторите. „Заграждането” на сцената със стена от цветя създава физическа, психическа и емоциална бариера между лекторите и участниците в събитието.

4. Уверете се, че сцената е подходящо осветена. По принцип може да не обръщате голямо внимание на този детайл, но понякога той може да се окаже решаващ за създаването на приятна атмосфера и обратно. Още по-добре ще е, ако помислите за това преди организирането на събитието и изборът на място за него.

Стъпка № 6:

Съкратете отегчителните презентации.


Има лектори, които заслужават 90 минути време, за да изложат интересните си идеи. Има такива, които заслужават 30 минути. Има и такива, които залужават кратко представяне и 5 минути „в ефир”. Работете заедно с лекторите по посока съкращаване на дългите презентации, избягване на повторенията и създаване на атмосфера на заинтересованост в залата.

Съкратете с 10 минути презентацията на всеки лектор. Ако са шест, това означава един спестен час, който можете да използвате, за да позабавлявате гостите и да придадете допълнителна атмосфера на събитието.

И още няколко идеи:

1. Отстранете от програмата досадните половинчасови резюмета тип „Какво чухме досега и докъде стигнахме”. Всички си спомняме какво чухме досега. Интересува ни това, което по програма предстои да чуем. Бъдете фокусирани върху това. Никой не обича досадните повторения.

2. Отстранете очевидните неща, които са известни на всички. Наистина ли има нужда да повтаряме каква организационната структура на компанията ни, нейната мисия и ценности. Нали тези неща ги има на фирмения уебсайт!

3. Нека сцената бъде на нивото на залата. Ако е издигната, това би създало дистанция между аудитория и лектори. Не забравяйте, че това, което правите е да свържете двете групи, а не да ги разделяте.

4. Фокусирайте цялото събитие върху три основни точки (проблеми, идеи). Всичко останало най-вероятно ще бъде забравено.

Стъпка № 7:

Не организирайте събитията си по един и същи начин, просто защото така сте го направили миналата година.


Знам, че сте сменили темата на тазгодишната конференция. Вместо „Да стигнем върха”, сте я озаглавили „Да включим двигателите на пълни обороти”. Като изключим това ние пак сме в същия хотел, в същия град, ядем същите студени сандвичи и гледаме същите презентации.

Знам какво си мислите. Нямаме отделен бюджет за нищо ново. А защо не намерите?

1. Организирайте разходите си разумно. Защо е нужно да харчите толкова средства за абсолютно ненужни глезотии когато можете да ги използвате за да организирате пътуване до някое друго място за част от събитието?

2. Наистина ли участниците имат нужда от тази луксозна цветна папка със 47 секции, 67 разделителя и 16 джоба или можем да използваме тези средства за да организираме тържествен обед в някой елитен джаз клуб?

3. Не се поддавайте на натиска от страна на президента, вицепрезидента или който и да е от висшия мениджмънт на вашата компания, за провеждане на същото рутинно събитие и тази година. Използвайте въображението си и бъдете креативни. Измислете нови идеи и ги приложете на практика.

-----

И така – достигнахме върха на планината. Надявам се тези идеи са ви били ползени.

Има много малки детайли, които могат да направят едно събитие добро, но същите тези детайли могат да го направят и успешно, забавно и запомнящо се. Това са детайли, които няма да се появят в сухите отчети. И все пак те са в състояние да променят настроението на участниците, да създадат атмосфера и енергия, да помогнат на лекторите да презентират своите идеи, както и да създадат основите на едно чудесно събитие.

*Джоел Зеф е добре познат и ценен водещ на специални събития в САЩ.

Статията е преведена и адаптирана от Дарин Стоянов

Източник: 
Списание PCMA Convene

Дир ID: 
Парола: Забравена парола
  Нов потребител

0.0716