EVENTS.dir.bg | Блог за успешни събития

  [BG]   EN  
EVENTS.dir.bg | Блог за успешни събития

 
Рейтинг: 3.00
(1139)
Успешни СЪБИТИЯ
Събитийни НОВИНИ
Събитийни ПАРТНЬОРИ
ФОТО от СЪБИТИЯ
ВИДЕО от СЪБИТИЯ
Списък
ОРГАНИЗАЦИЯ НА СЪБИТИЯ - Добра практика и Съвети
БИЗНЕС Новини


Изпрати ИНФО Събитиен БЛОГ За Нас Контакти

ОРГАНИЗАЦИЯ НА СЪБИТИЯ - Добра практика и Съвети / Организация на събитие

Вземи в gLOG
14 Декември 06, 15:30 / Автор: Екатерина Анчева, в-к "Дневник"
Коледата невъзможна за PR специалистите
Докато останалите предвкусват празниците, техните задължения достигат годишен пик.

"Добре съм, но след Коледа ще съм още по-добре", така отговарят на въпроса "как си" повечето PR специалисти в момента. И веднага след това започват да изброяват колко събития са принудени да организират едновременно, как не са останали свободни подходящи локации, колко ангажирани са добрите кетъринг компании, как се бавели куриерските компании и в резултат на това поканите пристигали до получателите, след като партито вече е минало... Звучи сякаш PR неволите нямат край, особено по празниците, когато повечето хора вече предвкусват почивката и забавят оборотите на работното място.

Докато през годината специалистите в PR агенциите се опитват са разпределят равномерно силите си между клиентите, в предколедните дни тази стратегия трудно сработва. "Ако клиент иска събитието му да е в същия ден с това на друг клиент, се опитваме да го убедим да го отложи поне малко, макар да не разкриваме причината за това. Така по-добре си вършим работата и за двете събития", разкриват повечето PR специалисти. По Коледа обаче това няма как да стане - партита на повечето компании са съсредоточени в твърде краткия период от около две седмици. Едновременно с това повечето компании дават старт и на промоционални програми, които трябва да бъдат комуникирани.

Всичко това отрежда на PR специалистите ролята на супергерои -многофункционални, с бързи реакции. И достатъчно находчиви, за да излизат от неловките ситуации, които и при най-усърдната подготовка няма как да бъдат предотвратени. "Най-доброто определение за нашата професия е психоаналитик с кетъринг", обобщава Чавдар Петров, мениджър на PR отдела на APRA Porter Novell.

Подготовка, подготовка, подготовка

"Перфектната Подготовка Предотвратява Провала" - перифразата на маркетинговото правилото за 4-те П, измислена от творческия директор на "Белла хранителна индустрия" Генчо Генчев, важи с пълна сила при подготовката на събитие. От пресконференции до корпоративни партита и семинари живите събития предлагат уникална възможност за предаване на посланията лице в лице, ангажирайки всички сетива на аудиторията, и затова е толкова важно всичко да мине като по вода.

Това, което всеки съвестен PR може да направи, е да планира и осъществи внимателно стъпките от подготовката, които могат схематично да бъдат подредени така:

1. Анализ на аудиторията и целите на събитието и изготвяне на план за действие как те да бъдат постигнати

2. Създаване на прецизен график със срокове и отговорности

3. Изготвяне на специална схема за деня на събитието - кой за какво ще отговаря

4. Анализ и оценка на събитието.

Най-съществените пера от бюджета на събитието безспорно са наемът за мястото, на което ще се проведе мероприятието, и хонорарите на подизпълнителите. Именно от тези пера обаче добрите PR практици не пестят. Уместният избор на място според вида на събитието и доверяването само на доказали способностите си кетъринг компании са в основата на успеха и одобрението на клиентите. 

Оказва се обаче, че дори всичко за протичането на "идеалното" събитие да е надлежно изпълнено, застраховка от непредвидени трудностите и неловки ситуации няма. Тъй като най-лесно се помнят гафовете, препоръчително е PR специалистите да обмислят предварително и да имат план за действие за потенциалните опасности, най-честите сред които са: възникване на технически проблеми; транспортни неуредици; недоразумение в забавната програма; проблеми с кетъринга; прекаляване с алкохола; недобре инструктиран фотограф; друго събитие по същото време със същите поканени.

И все пак въпреки всички съвети и опити за прогнозиране практиката ражда доста весели ситуации, които PR-ите си разказват в добра компания.

Гафовете

Оказва се, че когато бъдат поразпитани, всички PR специалисти имат случки, с които да се похвалят или пък с неудоволствие да признаят.

"С колеги организирахме Българско-италианския бизнес форум през май 2005 г., едно събитие на много високо ниво с участието на президентите на двете държави и изключително влиятелни бизнесмени. Медийният интерес беше огромен, но определено една личност привличаше най-много вниманието на журналистите - Лука ди Монтедземоло - президент на екипа на "Ферари" във "Формула 1" по това време и собственик на фабриките на автомобилния производител ФИАТ, разказва Нено Ненов, PR специалист в "МАРК комюникейшънс". Монтедземоло бил в България в качеството си на председател на "Конфиндустрия", сдружение на едрите индустриалци в Италия, но това не можело да спре спортните журналисти, които на всяка цена искали да разговарят с него по въпроси, свързани с новия преден спойлер на последния болид например. Това, което трябва да се добави за Монтедземоло, е, че той е известен не само с бизнес постиженията си, но и със завоеванията сред дамите от световния моден подиум.

"Получихме ясни инструкции да организираме кратък брифинг (10-15 мин.), където Монтедземоло ще отговаря на въпроси на избран кръг медии (най-много 10 журналисти), главно от икономическия и бизнес ресор. Не мога да ви опиша колко бурна беше всеки път реакцията на спортните журналист, когато трябваше да им отказвам среща с Лука ди Монтедземоло", обяснява Ненов. Минути преди брифинга Ненов бил под напрежение, защото, от една страна, италианският бизнесмен искал срещата с медиите да се ограничи във времето и да му се задават въпроси, свързани само със бизнес форума, а от друга - журналистите разчитали да зададат всичките си въпроси, за което бил нужен поне час и половина.

Започнала пресконференцията, всичко вървяло добре, докато в един момент Монтедземоло забелязал една симпатична репортерка от телевизия ББТ, която чакала своя ред, за да зададе въпроси, свързани с представянето на екипа на "Ферари" във "Формула 1". "Без много да му мисли, с широка усмивка на лицето Монтедземоло директно попита: "А защо тази млада дама не ми задава въпроси?" Нямаше човек в залата, който да не се почувства поне малко неловко... без г-н Монтедземоло, разбира се", разказва Ненов. Журналистката от ББТ задала един по един своите въпроси, а видният бизнесмен отговарял изчерпателно, като на последният дори казал: "На този въпрос ще ви отговоря, ако след брифинга ми дадете вашия телефон." "Какво да ги правиш - италианци", е единственото, което си помислил в този момент Ненов. А брифингът продължил над час, доста повече от планираното.

Ситуация, в която не можеш да направиш нищо друго, освен да се усмихнеш, разказва и Чавдар Петров от APRA Porter Novelli. "Подготвяхме събитие, водещи на което бяха Деси Банова и Ники Дойнов от "Нова тв". Присъстваха и известният цигулар Васко Василев и музикалната му партньорка, която Деси представи като... Памела Андерсън", спомня си Петров. В притеснението си обаче нито Банова, нито Дойнов усетили гафа. С това забавните моменти на събитието не свършват.

В организацията била замесена гръцка агенция, която да измисли концепцията на събитието и да изготви проект за сцена, декори и декорация на залата. Служителите на агенцията, обаче, проектирали сцена с височина 1.60 м. 

"Министърът, който трябваше да говори на събитието, беше само с няколко сантиметра по-висок от сцената, а гръцките колеги бяха забравили да проектират стълба, по която официалните гости да се качват на нея. С доста усилия няколко часа преди събитието, развалихме сцената на джаз концерт в Банско, за да им вземем стълбата", разказва Петров. Според него най-важното в такива ситуации е да има добра координация, защото когато в един проект са замесени 300 души подизпълнители и сумата, която се харчи за една вечер е шестцифрена, вероятността за гафове рязко скача.

За непредвидено усложнение при едно от най-често организираните събития - отваряне на нов магазин, разказва представител на PR бранша, пожелал анонимност, защото "не всички клиенти имат чувство за хумор". "Спомням си как на откриването попът се вдъхнови и изпя цялата библия. Така вместо 10 минути литургията отне над 40 минути, в които с водещия се чудехме как се затваря устата на поп на публично място", разказва PR практикът за ситуацията, при която всички седели с капещи свещи и кривяли физиономиите да не умрат от смях, абсолютно безпомощни да направят каквото и да било друго.

------------------

Препоръки и забрани*

Задължително при подготовката за събитие е PR-ът да е наясно с целите и да знае какво впечатление иска да остави у посетителите. За тази цел практикът трябва да се фокусира не само върху организацията, но и върху комуникацията с ключовите за компанията хора. Препоръчва се също така:

- Предварително запознаване с останалите събития за деня, защото наличието на конкурентни прояви в същия ден обикновено намалява възможността за медийно отразяване

- Обсъждане с журналистите с кои от компанията биха искали да установят личен контакт и осигуряване на съдействие

- Консултирането с различни хора дава добри резултати при търсене на говорители и място за събитието

- Задължително е да съществува план с потенциалните проблеми и съответните действия.

Противопоказни при организиране на събития пък са следните действия:

- Несъобразяване на времето на събитието с работните графици на журналистите

- Очакване, че хората просто задължително ще дойдат 

- Недостатъчно ранно обявяване на събитието

- Самостоятелно организиране на цялото събитие и недоверяване на подизпълнители

- Превръщането на храната и напитките в основна атракция.

*Част от лекцията "Спонсорство и организиране на събития" на управляващия директор на "Юнайтед партнърс" Мария Гергова, включена в курса на London School of PR.

Източник: в-к "Дневник"


Дир ID: 
Парола: Забравена парола
  Нов потребител

0.1157